Om misbruik van persoonsgegevens tegen te gaan is Groen Hart Leudal, sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), verplicht om persoonsgegevens van vrijwilligers te gebruiken volgens vastgelegde regels. Dat heeft betrekking op de opslag, de toegang en het gebruik van de gegevens.
- Voor alle gebruikte persoonsgegevens moet omschreven zijn waarvoor, en voor wie, ze in de organisatie beschikbaar zijn.
- De vrijwilliger geeft GHL toestemming om die gegevens te gebruiken zoals is omschreven.
- Gegevens mogen alleen worden gebruikt voor het omschreven doel.
- Over het wel of niet archiveren van de gegevens beslist de vrijwilliger.
De volgende gegevens zijn minimaal nodig voor goede onderlinge communicatie binnen GHL:
- Voor- en achternaam van de vrijwilliger
- (Mobiel) telefoonnummer en/of
- E-mail adres
- Pasfoto
De volgende gegevens zijn alleen beschikbaar voor het GHL-bestuur en voor door het bestuur aangewezen vrijwilligers ten behoeven van administratieve doeleinden.
- Adres (straatnaam, huisnummer, woonplaats, postcode)
- Geboorte datum of verjaardag
- Vrijwilligers sinds jaar ..
- Vrijwilligers maken uitsluitend gebruik van de gedeelde persoonsgegevens uit de officieel gedeelde informatie (dus geen eigen lijstjes). Dit voorkomt dat vrijwilligers na vertrek nog berichten ontvangen die niet voor hen bestemd zijn, dat andere (nieuwe) vrijwilligers geen bericht krijgen en het gebruik van foute emailadressen.
- Het is niet toegestaan die gegevens buiten GHL te gebruiken, dus niet de emaillijst doorspelen aan bijvoorbeeld een reisbureau dat prachtige natuurexcursies aanbied.
- Als GHL-vrijwilliger ben je akkoord met bovenstaande regels
Na het beëindigen van het vrijwilligers verband worden de persoonsgegevens gearchiveerd en zijn nog alleen beschikbaar voor het GHL-bestuur, voor bijvoorbeeld een uitnodiging voor een jubileum. Op verzoek van de vertrekkende vrijwilliger kunnen zijn/haar gegevens uit het archief worden verwijderd.
Documenten, gedeelten daarvan en/of foto’s en afbeeldingen zijn alleen voor intern en persoonlijk gebruik.
Bij het samenstellen van lessen en excursies is door de samenstellers mogelijk gebruik gemaakt van informatie waar een copyright op berust. Je zou Groen Hart Leudal dus in de problemen kunnen bregen als je informatie met anderen deelt.
Je kunt alle informatie op deze intranetsite naar je eigen computer downloaden voor het samenstellen en/of voor bereiden van lesssen en excursies